Sie haben ein Büro, eine Kanzlei oder ein großes Unternehmen (mit mehreren Standorten) und sind mit ihrer IT-Infrastruktur unzufrieden? Was gehört überhaupt zu so einer IT-Infrastruktur und welche Möglichkeiten bietet die moderne IT für Ihr Unternehmen und Ihren Erfolg? Angefangen bei selbstständigen Einzelpersonen bis hin zu großen Unternehmen kann man durch gute Vorplanung oder Änderung der IT-Infrastruktur viel Zeit und Geld sparen, sowie ein gutes Gefühl bezüglich der Datensicherheit und -integrität erhalten, was insgesamt weniger beruflichen Stress bedeutet, den keiner von uns gebrauchen kann.
In diesem Blogartikel erkläre ich Ihnen, was zu einer guten IT-Infrastruktur in den Büroräumlichkeiten gehört und wie Sie dafür sorgen können, dass Teamwork in Ihrem Unternehmen frischen Wind bekommt, sodass Projekte schneller, günstiger und komfortabler bearbeitet werden können.
Irgendwann standen Sie vor der Entscheidung wie die IT ihrer Mitarbeiter und Ihre beruflich genutzten Räumlichkeiten aussehen und ausgestattet sein sollen. Vielleicht haben Sie, um Geld zu sparen,

• auf IT-Consulting verzichtet,
• fertige Computer von einem großen Elektronikmarkt gekauft,
• einen Privatkundenanschluss bei einem Internet-Provider bestellt,
• einen Privatkundenvertrag für (IP-)Telefonie geschlossen,
• besonders günstige IP-Telefone mit eingeschränkten Funktionen gekauft,
• auf (kabellose) Headsets für Ihre SekretärInnen/TelefonistInnen verzichtet,
• auf kommerzielle Lizenzen für Software verzichtet,
• ein simples NAS-System als zentralen Datenspeicher verwendet,
• die kostenlose Variante von Google Mail als Email-Provider gewählt,
• keine professionell gestaltete Homepage erstellen lassen,
• ihren Betrieb nicht online katalogisieren lassen (etwa für eine Google-Suche),
• ihr Unternehmen nicht hochverfügbar für Suchmaschinen gemacht (oder machen lassen),
• ihr kundenorientiertes Unternehmen nicht in einigen sozialen Netzwerken platziert,
• keine professionelle Verkabelung in Ihren Büroräumlichkeiten durchführen lassen (und stattdessen zum Beispiel überall WLAN oder dLAN per Steckdosenadapter im Büro, womöglich per unsicherer Verschlüsselung),
• immer noch Windows XP als Haupt-Betriebssystem auf Computern, die mit dem Internet verbunden sind,
• eingeplant alle paar Jahre neue Computer zu kaufen, um dem Leistungsanspruch neuer Programme gerecht zu werden,
• große Farblaser-Multifunktionsdrucker gekauft ohne vorher die laufenden Kosten zu vergleichen oder mögliche Gesundheitsschädigungen (etwa durch Feinstaub) und Zeitverlust der Mitarbeiter durch falsche Positionierung zu erwägen,
• Laptops mit Docking-Stationen für Ihre Mitarbeiter gewählt, statt stationäre Computer zu verwenden, um Mobilität zu erlangen,
• kein System zur digitalen Verwaltung von Kunden, Rechnungen, Faktura, usw. verwendet, sondern auf strikte Papierform gesetzt,
• und weitere spontane Entscheidungen getroffen um Ihr Unternehmen zunächst einmal arbeitsfähig zu machen.
  

Daraufhin hat sich eine Routine gebildet, die für Sie und Ihre Mitarbeiter funktioniert wodurch nun für Sie die eigentliche Arbeit im Vordergrund steht. Wenn Sie sich aber in den obigen Punkten wiederfinden oder aber das Gefühl haben, dass Sie öfter mit Ihren IT-Werkzeugen als der eigentlichen Arbeit zugange sind, dann trügt Sie ihr Gefühl nicht und es gibt Raum für Verbesserung; entweder in finanzieller oder in zeitlicher Form.

Betrachten wir wie eine mögliche ideale IT-Infrastruktur aussehen kann, damit Sie eine Vorstellung von den Möglichkeiten erhalten. Wir betrachten hierbei den fiktiven Fall einer Steuerkanzlei, dessen Büro sich in einer Stadt mit vielen Einwohnern befindet.

Herbert Steuermeier möchte mit seinem Partner Peter Steuermuffel eine Steuerkanzlei gründen und sucht dafür Büroräumlichkeiten. Bevor man sich für einen konkreten Standort entscheidet sollte man überprüfen wie die Verfügbarkeit für einen Internetanschluss aussieht, da dies das Rückgrat der digitalen Anbindung nach außen für das Unternehmen darstellt. Da Steuererklärungen zum Beispiel neuerdings elektronisch übertragen werden und meistens ein geringes Datenvolumen besitzen, ist eine stabile und ausfallfreie Internetverbindung wichtiger als eine hohe Internetgeschwindigkeit. Ausfallsicherheit ist ein Stichwort, das Internetanschlüsse für Privatanwender direkt ausschließt, da in solchen Verträgen keine hohe Verfügbarkeit garantiert wird. Ideal wäre also ein Übertragungsmedium mit hoher Ausfallsicherheit aufgrund der physikalischen Beschaffenheit des Mediums selbst und ein Internetanbieter, der Tarife mit Ausfallsicherheit (bzw. Verfügbarkeitsgarantie mit Gebührrabattierung/Sonderkündigungsrecht) für Geschäftskunden anbietet.
Für eine endgültige Entscheidung muss allerdings vorher noch klar sein, ob Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel für ihre Kanzlei "Steuermeier und Steuermuffel Gesellschaft für Steuerberatung mbH" einen Webauftritt einplanen (was sie in jedem Fall tun sollten) und ob sie diesen über einen eigenen Server im Büro oder einen Server eines Hosting-Providers bereitstellen wollen. Da ein Webauftritt zur Informationsbereitstellung für Kunden eher wenig Traffic (Datenumsatz) erzeugt, ist es durchaus plausibel dafür einen eigenen Server zu verwenden, sofern man nicht auf eine hohe Verfügbarkeit angewiesen ist, bei der ein Tag Ausfall (etwa durch Versagen der Server-Hardware, sofern nicht redundant ausgelegt) nicht hinnehmbaren Schaden verursacht. Zusätzlich könnte man den Email-Verkehr über einen solchen Server realisieren, wobei man als Ausfallsicherheit einen oder mehrere weitere Alternativ-Emailserver angeben kann, womit weiterhin nur der Webauftritt von einem Ausfall betroffen wäre.
Die Vorteile eines solchen eigenen Servers sind langfristige Kostenersparnis durch Nutzung vorhandener Ressourcen (Internetleitung + Strom), statt der Bereicherung eines externen Anbieters; Nachteile sind die Anschaffungs- und die Einrichtungskosten, sowie die geringere Funktions-Redundanz gegenüber Cloud-Lösungen. Was Datensicherheit betrifft nehmen sich beide Varianten nicht viel, sofern man die dafür notwendigen Vorkehrungen trifft.
Herbert Steuermeier und sein Partner entscheiden sich dafür aufgrund der sensiblen Kundendaten so wenig ihrer Daten auszulagern wie nur irgend möglich und entscheiden sich für eine zentrale Serverlösung im Büro. Was bedeutet das für die Entscheidung bezüglich des Internetanschlusses und somit der Entscheidung über den Standort? (Sie merken vielleicht an dieser Stelle wieviele Dinge zu berücksichtigen sind, bevor man eine konkrete, ideale Entscheidung treffen kann.) Für einen eigens betriebenen Server am eigenen Standort ist eine statische, also feste IP-Adresse, die durch den Internet-Provider bereitgestellt wird, von großem Vorteil, allerdings kein Zwang. Zusätzlich wäre ein synchroner Internetanschluss, also ein Internetanschluss mit gleich hoher Download- und Uploadgeschwindigkeit in der Regel ein Muss um den Upload-Anforderungen eines Webservers gerecht zu werden.
Internetanbieter vermeiden bewusst das günstige Angebot von synchronen Internetanschlüssen oder statischer IP-Adressen um dem üblichen Privatkunden die Möglichkeit zu nehmen einen eigenen Webserver zu betreiben, da diese die Leitungen durch permanente Zugriffe von außen besonders belasten können. In der Realität kann man jedoch mit Hilfe dynamischer DNS-Dienste eine Domäne auch einer der dynamischen (spätestens alle 24 Stunden wechselnden) IP-Adressen üblicher Internetanschlüsse zuordnen, was mitunter sogar kostenlos möglich ist. Aktuelle Internetanschlüsse, vor allem der (Fernseh-)Kabelbetreiber, sind zudem trotz der asynchron verteilten Bandbreite mit ausreichend hohen Upload-Geschwindigkeiten für das Bereitstellen eines rein informativem Webauftritts und eines Email-Dienstes für einige Mitarbeiter ausgestattet.
Für die zwei Steuerberater stellt sich also die Frage: Können sie an dem Standort ihrer Wahl einen Internetanschluss mit ausreichend hoher Upload-Geschwindigkeit erhalten? Ausreichend hoch ist hierbei ein gleitender Wert und fallweise abhängig. Nehmen wir an, dass in diesem Fall mindestens 5MBit/s gefragt sind. Diesen Wert erreicht man bei asynchronen DSL-Anschlüssen meist erst mit der VDSL-Technik (abgesehen von optional zubuchbaren Uploadgeschwindigkeiten), die bei weitem nicht überall verfügbar ist, während Kabelbetreiber diesen Wert bereits mit den günstigsten Tarifen erreichen und je nach Bundesland ein gut verbreitetes Netz haben. Bessere Varianten mit höheren Uploadgeschwindigkeiten sind ggf. über bestehende Leitungen oder FTTS/FFTH-Lösungen verfügbar, führen für dieses Beispiel aber zu weit.
Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel sind kurz davor sich für einen Standort mit einer Kabelnetzbetreiber-Lösung mit 50MBit/s Download, 5MBit/s Upload, bei der statische IP-Adressen inklusive sind zu entscheiden. Bevor sie diese Entscheidung treffen müssen sie sich überlegen, welche Unternehmensprozesse von diesem Internetanschluss abhängen und bei Überlastung der Bandbreite versagen könnten und welche Konsequenzen dies hätte.

• Internet-Browsing zur Recherche für die Arbeit - abgesehen von Downloads und multimedialen Inhalten eine kleine sporadische Belastung für den Downstream
• Empfangen/Versenden von Emails über den hauseigenen Webserver - aufgrund der wahrscheinlich großen Anzahl an Dateianhängen eine sporadische mittelgroße Belastung für den Down- UND UPstream
• Bereitstellen der Homepage über den hauseigenen Webserver - eine informative Webseite mit wenig multimedialen Inhalten und keiner hohen Anzahl an gleichzeitigen Besuchern, kleine und ggf. fast durchgehende Belastung für den UPstream
• Übertragung von Steuererklärungen über den elektronischen Weg - hauptsächlich Textdaten und daher sehr kleine sporadische Belastung für den UPstream, die aber zuverlässig funktionieren muss
• Verwendung des büroeigenen WLANs (mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen) für private/mobile Geräte - schlecht berechenbare sporadische Belastung, in der Regel kaum Belastung für den UPstream und kleine bis mittelgroße Belastung für den Downstream

Möglicherweise sind aber auch die folgenden Aspekte für Sie interessant:

HeimarbeitWenn man zum Beispiel Mitarbeitern ermöglichen möchte auch mal von zu Hause zu arbeiten, benötigen diese Zugriff auf die unternehmensinternen Daten. So ein Zugriff ist bandbreitenintensiv für den Upload, 5MBit/s reichen hier zusätzlich zu den anderen Anforderungen wahrscheinlich nicht mehr aus.

TelefonieAufgrund der unglaublich komfortablen Eigenschaften von VoIP-Telefonie gegenüber der klassischen Telefonie (z.B. per ISDN) empfehle ich jederzeit einen guten VoIP-Provider mit Businesstarif inkl. virtueller Telefonanlage und Fax2Mail zu wählen. Dies setzt natürlich eine möglichst ausfallfreie Internetleitung mit stets verfügbarer Bandbreite voraus. Für kleinere Unternehmen reichen 5 MBit/s Upload hierfür bereits aus.
VideokonferenzenZwischen Telefon- und Kundenkontakt vor Ort gibt es noch die Möglichkeit der Videokonferenzen um mit Kunden zu kommunizieren. Diese verbrauchen ggf. aber auch eine nennenswerte Bandbreite.
Freigabe von Daten zum Download durch Mandanten (die ggf. zu groß für Emails sind)Unternehmensinterne Daten, die Mandanten herunterladen können, etwa zum Beispiel die gesammelte Ladung aller eingereichten Rechnungen in digitaler Form oder dergleichen, könnten Mandanten bereitgestellt werden. Dies wäre eine Erweiterung der Funktionalität des Webservers, die eine sporadisch extrem hohe Belastung des UPstreams mit sich ziehen würde. Im Prinzip ist dies der Anwendungsfall der Heimarbeit mit seltenerer, jedoch heftigerer Belastung.
Externe BackupsSolange sie verschlüsselt geschehen sind externe Backups durchaus auch eine Option, um die Redundanz der gesicherten Daten zu erhöhen. Dies würde den UPstream komplett vereinnahmen, allerdings könnte man dies zu einer spätnächtlichen Uhrzeit machen oder das Backup inkrementell (änderungsbasiert und portionsweise) erstellen, wodurch die Belastung zunehmend irrelevant wird.

Die Steuerberater entscheiden sich dafür, dass sie Heimarbeit ausschließen, da ihr Wunschbüro von zu Hause sehr gut und schnell erreichbar ist und wollen keine externen Backups nutzen, da ihnen lokale Redundanz ausreicht. Ansonsten sind sie aber sehr an VoIP-Telefonie und Freigabe der Daten für Mandanten interessiert.  Insgesamt sollte der oben erwähnte Internettarif damit ausreichen, kann aber auch jederzeit unkompliziert auf den nächsthöheren Tarif erhöht werden, sollten sich die Anforderungen hier ändern. Es ist nur wichtig vorher zu klären ob und in welchem Ausmaß der Tarif noch "Platz nach oben" bietet, denn ein Internetanbieterwechsel im laufenden Betrieb des Unternehmens kann sehr stressig werden oder gar Ausfallzeiten mit sich führen; flüssige Übergangslösungen sind zwar möglich müssen aber entweder von einem Experten geplant werden und/oder sind besonders teuer. Gutes Vordenken kann Ihnen solche Probleme der Zukunft ersparen!
Die Lokalität ist geklärt, die Datenanbindung an den Rest der Welt auch. Jetzt muss geklärt werden welche Werkzeuge die Lokalität und diese Datenanbindung nutzen werden. Da VoIP bevorzugt wird, sind also sogenannte SIP-Telefone gefragt. Die meisten davon rangieren preislich in der Regel zwischen 50 und 300 Euro, besitzen einen Touch-Screen oder auch nicht, können mit externen Telefonbüchern umgehen oder auch nicht, et cetera. Zunächst werden Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel keine Sekretärin beschäftigen, sondern selbst alle Aufgaben übernehmen, bis die Anzahl der Kunden wächst. Deshalb ist es für sie besonders wichtig möglichst wenig Zeit mit der Kenntnis verschiedener Rufnummern, deren Zuordnung zu einem speziellen Kunden, der Zuordnung eines speziellen Kunden zu einer speziellen Anfrage und so weiter verbringen zu müssen. Hierzu wird mindestens eine Integration von digitalem Kunden- beziehungsweise Mandantenmanagement und der Telefonbuch-Funktion der SIP-Telefone notwendig sein, oder aber man verwendet gleich sogenannte Softphones, also Programme auf den eigenen Computern, die als Telefon dienen, da diese sehr gut mit der Integration von externen Kontaktdaten umgehen können.
Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel entscheiden sich dafür das Geld für SIP-Telefone zu sparen und dafür gute Funk-Headsets für ihren PC zu kaufen, welche sie dann für die Telefonie über Ihren PC mit Hilfe eines Softphones, oder aber auch für Skype-Telefonate, dem Hören von Musik und anderen Dingen verwenden können. Da beide ohne Computer sowieso nicht effizient arbeiten können und diese während der Arbeitszeit immer eingeschaltet sind, hätte ein SIP-Telefon vor allem einen ästhetischen Wert, würde aber nur sinnlose Kosten verursachen, Platz auf dem Schreibtisch wegnehmen und würde ein weiteres Ausfallrisiko darstellen (sofern nicht gleichzeitig auch Softphones verwendet werden). Natürlich müssten beide Steuerberater dann darauf achten, dass immer mindestens ein Computer eingeschaltet bleibt, falls einer von beiden den Computer neu starten muss oder dergleichen, damit einer von beiden Anrufe entgegennehmen und gegebenenfalls später weiterleiten kann. Dieser Umstand wird dann aber dadurch korrigiert, dass die Telefonanlage darauf programmiert wird ausschließlich während der Arbeitszeiten und während beide Computer nicht eingeschaltet sind die Anrufe auf die Mobiltelefone der beiden Steuerberater umzuleiten.
Vor allem für SekretärInnen oder DauertelefoniererInnen, wo die Telefonie absolut im Vordergrund steht, ergibt zumindest die Bereitstellung von SIP-Telefonen schon eher einen Sinn, da sie ein dediziertes Gerät für ihre Arbeit brauchen, das nicht vom Computer abhängt; für einzelne Arbeitsplätze ist es mehr eine Frage von Kosten versus Ästhetik und Prestige. Um SIP-Telefone dazu zu bekommen eine digital geführte Datenbank von Kunden/Mandanten und deren Telefonnummern zu verwenden um bei eingehenden Anrufen Namen anzuzeigen und für ausgehende Telefonate die Eingabe von Namen statt von Telefonnummern zu erlauben ist einiges an Aufwand vonnöten, je nachdem welches Modell von SIP-Telefon Sie verwenden. Daher ist die konsequente Verwendung von Softphones im ganzen Büro zunächst eine ungeheure Kosten- und Aufwandsersparnis.
Neben der üblichen Peripherie, wie etwa Tastatur, Maus und Webcam, müssen sich die beiden Steuerberater nun Gedanken um die büroeigene IT-Leistungs-Infrastruktur Gedanken machen. Da keine aufwendigen Berechnungen, sondern vielmehr klassische und dokumentenorientierte Office-Arbeiten anstehen werden kleine und energiesparende Workstations und ein kleiner, ebenfalls energiesparender Server mit ausfallsicherem Datenspeicher vom Profi des Vertrauens bezogen und eingerichtet. Herbert und Peter kaufen jeder außerdem noch zwei baugleiche Monitore mit mattem Display und Pivot-Funktion, um die Produktivität zu steigern. (Falls Sie noch nie mit zwei oder mehr Monitoren gearbeitet haben sollten, sollten Sie es unbedingt mal ausprobieren!)
Über den Server werden zentral die Daten der Steuerkanzlei gespeichert, die Webseite, sowie der Email-Service bereitgestellt und ein Zugriffspunkt für externen IT-Support geschaffen, sofern eine Fernwartung notwendig wird. Für die Workstations ist ein eigener großer Datenspeicher also überhaupt nicht notwendig, sondern lediglich eine schneller Systemdatenträger (Stichwort: SSD). Zusätzlich ist es möglich den Server als Systemverwalter zu verwenden, indem man vom Server aus Neuinstallationen des gesamten Systems oder Installationen einzelner Programme auf bestimmten Client-PCs im Büro auslösen kann, was wiederum der Fernwartung und der Reaktionszeit bei Problemen oder Ausfällen zuträglich ist.
Damit wäre alles geklärt bis auf die konkreten Arbeitsabläufe und die dafür idealen Software-Werkzeuge. Neben Spezialsoftware für bestimmte Berufe oder Branchen, wie etwa Ärzte oder KFZ-Werkstätten, gibt es natürlich die allgemeinen Bürosoftware-Lösungen wie etwa Microsoft Office. Zunächst wäre es vielleicht interessant zu erwägen ob eine kostenlose Variante, wie etwa LibreOffice, vielleicht auch in Frage kommen kann. Ansonsten bieten sich zunächst Office 365 Business oder Google Apps for Business als gute kostenpflichtige Lösungen an, die auch direkt eine Möglichkeit für die Arbeit mit dieser Bürosoftware am heimischen Computer (oder beliebigem anderen Gerät) ermöglichen.
Aber was ist mit der Verwaltung von Kundendaten (CRM)? Was mit Rechnungserstellung und -verwaltung? Angebote, Mahnungen, Briefe. Aktenordner über Aktenordner und wenn man mal etwas sucht, muss man blättern. Beobachtung von Kontobewegungen und die damit verbundene, sowie weitere Bürokratie, können mit modernen Dienstleistungen oder Programmen vollständig digital zusammengefasst und maximal automatisiert werden. Hierfür sind sogenannte SaaS (Software-as-a-Service)-Dienstleistungen auf dem Vormarsch. Zurzeit entwickle ich mit einem Team ein solches SaaS unter anderem für die Rechnungsstellung und für das Kundenmanagement um diese alltäglichen und generischen Aufgaben des Berufslebens für viele Unternehmen zu erleichtern.
Neben der Möglichkeit verschriftlichte Dokumente solcher Art zu scannen und so zum bequemen Durchsuchen verfügbar zu machen, bevor man sie endgültig im Aktenordner archiviert, besteht also auch die Möglichkeit all diese Bürokratie gleich digital zu erledigen, verlustsicher abzuspeichern  und sich somit viel Platz im Aktenschrank und auch Arbeitszeit zu sparen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor sie möchten zu einer ganz bestimmten Kundennummer nicht nur Namen und Adresse des Kunden erfahren, sondern auch alle Rechnungen, Angebote und sogar Kommunikationsvorgänge wie Emails oder Briefe sehen, die sich auf den Kunden beziehen. Mit einer reinen oder teilweise rein schriftlichen Kundenverwaltung würde so ein Vorhaben relativ lange dauern oder gar am selben Tag unmöglich sein (je nach Ausmaß und Sorgfältigkeit der Aktenordner-Situation im Büro). Mit Hilfe eines hauptsächlich digitalen Systems zu diesem Zweck wären diese Informationen im besten Fall innerhalb weniger Mausklicks nicht nur vollständig zusammengefasst sondern allesamt nochmals durchsuchbar. (Notwendig etwa dann, wenn ein Kunde anruft, seine Kundennummer kennt und Informationen über eine Rechnung haben möchte von der er nur noch weiß, dass dort ein bestimmtes Produkt enthalten war; gar kein Problem für ein solches System!)
Da Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel sowieso die Ausfallsicherheit des Email-Dienstes den der büroeigene Server bereitstellt erhöhen möchten entscheiden sich die beiden für Office 365 Business, da sie beide in ihrer Ausbildung/in ihrem Studium zunächst viel Kontakt mit Microsoft Excel hatten und es gerne verwenden. Sowohl Office 365 Business als auch Google Apps for Business ermöglichen die Nutzung des dort eingebauten Email-Dienstes, was bei der Wahl auf eines der beiden Bürosoftware-Pakete aufgrund der hohen Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit auch durchaus Sinn ergibt.
Die restliche Wahl geeigneter Software-Dienstleistungen ist sehr breit gefächert und hängt von den Bedürfnissen der Anwender ab, weswegen wir diesen letzten Schritt an dieser Stelle ausklammern.
Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel haben nun ihr Büro und das Konzept ihrer Arbeitsabläufe fertiggestellt und damit ein gutes langfristiges Fundament für zeiteffiziente und moderne Arbeit in ihrer Steuerkanzlei gelegt. Im Falle des Falles können sie von zu Hause auf die Unternehmensdaten zugreifen oder bei Ausfall des Internets zumindest noch über die eigenen Mobiltelefone kommunizieren und mit lokal verfügbaren Daten arbeiten. Sollte eines der Festplatten in einem der Computer ausfallen kann diese ersetzt werden und deren Inhalt über den Server wiederhergestellt werden (im Server selbst dann über die Paritätsdaten).
Es tut gut, in einem modern durchdachten Büro zu arbeiten und keine Angst vor höherer Gewalt haben zu müssen. Wenn Sie Interesse an einer Beratung zu Ihren Büroräumlichkeiten und einer kosten- und zeitoptimierenden Veränderung in Selbigen haben, melden Sie sich gerne bei uns.

Smartphones sind alltägliche Begleiter von Menschen mit modernem Lebensstil. Sie versorgen uns unterwegs mit mehr als SMS und Anrufen über das GSM-Netz, denn Smartphones sind kleine Computer, fähig zur Darstellung jedweder multimedialer Inhalte aus verschiedensten Quellen. Die Möglichkeit zur Anbindung an das Internet per Handynetz und entsprechend attraktive Angebote der Handyprovider führen dazu, dass sich die Anzahl der deutschen Smartphonebesitzer seit 2010 mehr als vervierfacht hat, und dass der Anteil jener Smartphonebesitzer, die mobiles Internet verwenden, mehr als verdreifacht hat. Dabei werden Smartphones von mindestens einem Drittel der deutschen Nutzer auch für Dienste verwendet, die eine Internetanbindung benötigen.
Wenn man die Funktionen von Smartphones ausnutzt kann man sich als Geschäftsmann so viel Zeit bei Kommunikation und Organisation einsparen, dass man auf eine/n Sekretär/in verzichten könnte. Leider ist man im Gegenzug anschließend auf das Gerät angewiesen oder zumindest auf den weiterhin reibungslosen mobilen Zugriff auf die Daten. Aber was kann man tun, wenn die Daten nur LOKAL gespeichert wurden? Was kann man tun, wenn das mobile Büro versagt und man plötzlich nicht einmal mehr Anrufe entgegennehmen kann?
Einige meiner Kunden haben sich schon aufgrund unterschiedlichster Defekte oder Bedienungsfehler an mich gewandt. In den meisten Fällen ging es dabei aber in erster Linie um Datenrettung und weniger um die Funktionsfähigkeit des Smartphones. Die Angst vor dem Verlust des akribisch gepflegten virtuellen Adressbuchs, des virtuellen Kalenders, der Notizen, Emails (wobei lokale Speicherung auf Smartphones sehr unüblich wäre), Fotos uvm. war dabei stets größer als die eventuelle Notwendigkeit ein neues Smartphone kaufen zu müssen. Wir schätzen also das Sammeln und Aufbereiten der für unseren (Geschäfts-)Alltag notwendigen Daten auf dem Smartphone wichtiger ein, als die Kosten für ein neues Gerät; warum passiert es dennoch so oft, dass sich Smartphone-Benutzer über Datenverlust beklagen?

Eine mögliche Antwort wäre die Kombination aus Murphys Gesetz und einer Form von "Risikoignoranz": "Das wird mir sowieso nicht passieren.". Dabei kann man sich so eine Einstellung aber gar nicht leisten, wenn man gar nicht das volle Risikoausmaß kennt. Beispielsweise denken die wenigsten an die Möglichkeit, dass das eigene Kind aus Versehen das Passwort des Smartphones ändern könnte und man so keinen Zugriff mehr auf die Daten im Smartphone hat. Smartphones ohne Angaben über Schutzarten (wie etwa Spritzwasserschutz, Staubdichtigkeit, etc.) könnten schon durch kurzes Untertauchen in Wasser einen Totalschaden davontragen (welcher sich manchmal erst nach Tagen zeigt in denen das Gerät vermeintlich noch zu funktionieren scheint).
Selbst wenn das Smartphone einfach nur fallen gelassen wurde und dabei das Display kaputt geht, sind die Informationen auf dem Gerät in der Regel nicht mehr zugänglich. Sollten Sie ein Passwort, Muster oder andere Zugriffsbeschränkungen für das Smartphone aktiviert haben, so muss ein defektes Display wenigstens noch zur Anzeige fähig sein (also nur die Touch-Funktionalität defekt sein); in diesem Fall könnte man versuchen eine Maus an das Smartphone anzuschließen und auf diese Weise das Passwort einzugeben, wodurch man das Gerät entsperrt und dann Datenrettung vom PC aus betreiben kann. Ausschließlich dann, wenn sie keine Zugriffsbeschränkung verwenden könnte obige Methode auch mit komplett defektem Display funktionieren, da man dann mit einer Maus in der Regel nur das Bild "zur Seite" schieben muss. Leider kann man nicht an jedes Smartphone eine Maus anschließen.
Hinzu kommt die fälschliche Idee, dass "Werkstätten", die Smartphones reparieren, in so einem Fall das Display austauschen und fertig. In der Regel ist es aber so, dass dabei auch das Gerät zurückgesetzt wird; gehen Sie nach einer Smartphone-Reparatur immer davon aus, dass Ihr Gerät auf Werkseinstellungen zurückgesetzt und damit alle Daten auf Ihrem Gerät gelöscht werden! Glauben Sie diesbezüglich auch keinen mündlichen Absprachen, sondern bestehen Sie auf schriftliche Aufnahme in den Auftrag, dass Sie Ihre Daten behalten möchten. Überprüfen Sie auch hierbei die AGB des Unternehmens, denn mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit wird keine Haftung für Datenverlust übernommen. Das heißt selbst wenn Sie die Daten nach der Reparatur behalten wollen gibt es weder Haftung noch Schadenersatz, wenn Ihr Gerät doch einfach nur zurückgesetzt wird.
Unterm Strich bedeutet das: Nach einer Smartphone-Reparatur werden die Daten auf dem Gerät mit großer Wahrscheinlichkeit gelöscht sein.
Wenn Sie eine SD-Karte in Ihrem Smartphone verwenden, haben Sie vielleicht das Glück, dass einige der Daten Ihres Geräts dort zu finden sind, bauen Sie diese auf jeden Fall aus und versuchen Sie die Karte auf einem PC auszulesen. Normalerweise muss man aber die Verwendung einer solchen SD-Karte dem Smartphone auch auftragen, damit dieses die SD-Karte auch vernünftig verwendet (etwa zum Auslagern der Fotos). In Ihrem Smartphone haben Sie einen internen Speicher, oft "internal SD card" genannt. Leider handelt es sich hierbei meistens nicht etwa um eine "per Hand angelötete SD-Karte" sondern eher um einen per Ball Grid Array befestigten eMMC-Speicher. Diesen bei einem Smartphone mit Totalschaden einfach zu entfernen und auszulesen ist eher schwierig; am wahrscheinlichsten würde so eine Herangehensweise funktionieren, wenn man ein baugleiches Smartphone-Modell hat und den Speicher dort austauscht; dafür braucht man aber (wenn man es möglichst fehlerfrei machen will) einen geregelten Lötofen und gegebenenfalls auch anderes (teures) Profiwerkzeug und viel Geschick. Wenn man nicht darauf angewiesen ist, dass das funktionierende Spender-Smartphone anschließend weiterhin funktionsfähig bleibt, könnte man ein Heißluftgerät und Kupferlackdraht nehmen um die Speicher zu lösen und eine Verbindung zum Zweck der Datensicherung herzustellen, allerdings ist das eben keine dauerhafte Lösung für den Alltag; Sie können bei dieser Alternativlösung das Smartphone aus Platzgründen nicht wieder vollständig zusammensetzen.
Wie Sie nun also feststellen können ist im Fall der Fälle eine Datenrettung eventuell unverhältnismäßig aufwendig und teuer oder gar nicht erst möglich; dadurch verlieren Sie effektiv nicht nur sehr viel investierte Zeit in der Sie Ihre Daten gepflegt haben, sondern eventuell auch unwiederbringbare Daten wie etwa Fotos oder Kurznachrichten. Dagegen helfen entweder lokale Backups Ihres Smartphones durch Software des Smartphone-Herstellers oder aber Smartphone-Apps, die auch Backups erzeugen und dann auf einer externen SD-Karte (unsicher, da womöglicherweise ein Defekt gleichzeitig mit dem Smartphone eintritt; bei Wasserschaden etwa) oder Speicherplatz im Internet (z.B. Cloudspeicher wie Dropbox) ablegen.
Eine andere Lösung (meine Lieblingsvariante) ist allerdings die Mischung aus Synchronisation und Backups: Emails werden seit Jahren schon in der Regel über das IMAP-Protokoll in Email-Apps empfangen, wodurch die Emails synchronisiert werden. Das heißt die synchronisierten Daten auf einem defekten Smartphone können ruhig gelöscht bleiben, da man den Email-Account auf einem beliebigen anderen Gerät verwenden kann und alles so aussieht wie gehabt.
Kontakte, Kalender und Fotos kann und sollte man mit einem Cloudspeicher synchronisieren. Wenn man darunter sensible Daten hat, sollte man einen eigenen Cloudspeicher auf dem eigenen Webspace verwenden; eine ownCloud-Installation etwa. In diesem Fall gilt dasselbe wie bei IMAP-Email-Empfang; Datenverlust auf dem Smartphone wäre absolut unproblematisch.
Installierte Apps werden bei Android-Geräten sowieso mit dem Google-Konto synchronisiert; das heißt Sie können die installierten Apps anhand des verknüpften Google-Kontos wiederherstellen; allerdings nur in ihrem Auslieferungszustand; App-Einstellungen, Spielstände, usw. sind in der Regel dann weg. Da helfen leider nur Backup-Apps für ihr Smartphone, die solche Daten speichern können. Dasselbe gilt für solche Dinge wie Anrufprotokolle, Einstellungen des Smartphones selbst, SMS und andere Kurznachrichten, die nicht vom Internet aus zugänglich sind (Whatsapp z.B.; bei Facebook-Nachrichten kann man ja auch im Internet einsehen). Eine erschreckende Tatsache, wenn man bedenkt wie oft ganze Gerichtsverfahren durch so etwas wie Kurznachrichten entschieden werden.
Schützen Sie Ihre Daten. Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, sind wir für Sie da.

Da der Verlust privater Daten nicht zu Gewinnausfällen führt, gehen Privatpersonen fast immer leer aus, wenn durch Dritte ein unrettbarer Datenverlust entsteht. Zusätzlich: Wer bei geschäftlich wichtigen Daten versäumt regelmäßige Datensicherungen vorzunehmen hat in jedem Fall Mitschuld am Datenverlust; selbst wenn er durch Dritte verursacht wurde. Unter Umständen muss der Geschädigte den Schaden gar vollständig selbst tragen.
Es folgt eine Übersicht der Lebenserwartungen diverser Datenträger.

Diese Übersicht stammt von einem Anbieter der Cloud-Backups, also Sicherungen von Daten auf einer Art "Internet-Festplatte", die unabhängig von ihren Geräten existiert, anbietet. Normalerweise sollte doch also so ein Anbieter Interesse daran haben, dass potenzielle Kunden auf sein Angebot setzen. Was ich allerdings dabei nicht verstehe ist die Tatsache, dass viele der angegebenen Lebenserwartungen in der Grafik absolut überzogen und der Realität fern sind.
Je nach Benutzung hält eine Festplatte also bei normaler Nutzung angeblich bis zu 34 Jahre durch. Allerdings weiß ich aus eigener Erfahrung, dass es schon nach 5 Jahren kritisch werden kann und man die SMART-Werte der Festplatte gut im Auge behalten sollte; auch wenn diese nicht immer rechtzeitig vor einem Festplattenausfall warnen können. Bei sogenannten Solid State Drives (SSDs) hängt es davon ab welchen Anteil der Zugriffe auf die SSD Schreibzugriffe sind, denn nur diese rufen einen Verschleiß hervor (mehr dazu siehe Flash-Speicher weiter unten). Zusätzlich ist fraglich ob ein Stützkondensator/Super-Kondensator auf der SSD verbaut wurde; wenn nicht ist ein Datenverlust bei Stromausfall durchaus wahrscheinlich! Ein solcher Kondensator ist aber oft nur auf teuren SSDs verbaut; eine Studie zeigt: 13 von 15 SSDs haben Probleme mit Datenverlust oder gar einen Totalschaden bei Stromausfall! Insgesamt kann man sagen, dass man eine SSD 3000 bis 10000 Mal komplett überschreiben kann, bis sie den Geist aufgibt; daher empfehle ich ausdrücklich nur jene Dateien auf eine SSD zu schreiben, die immer wieder verwendet aber kaum überschrieben werden. Dazu zählen zum Beispiel das Betriebssystem und Anwendungsprogramme wie Office, die ja auch von der hohen Geschwindigkeit von SSDs profitieren sollen.

Hier auch noch eine Zusammenfassung der speziellen Tücken bestimmter Datenträger aus obiger Grafik übersetzt.

ZIP-Disketten
Sollten ZIP-Disketten korrumpieren, fangen sie an endlos zu "klicken". Diese Geräusche machten deutlich, dass die Diskette und damit auch die auf ihr liegenden Daten nicht mehr lesbar waren.

USB-Sticks
Tatsächlich gehen USB-Sticks öfter eher verloren, als dass sie ihre Lebenserwartung erreichen. Da es ab Windows 7 zum Glück bei Standardeinstellungen in der Regel nicht mehr nötig ist einen USB-Stick "abzumelden" bevor man ihn vom Rechner abzieht, kann man Datenverlust aufgrund von Pufferung beim abziehen immer mehr ausschließen. Übrig bleibt aber die Gefahr des Defekts durch statische Entladung oder Rundreise in der Waschmaschine, also vorsichtig sein, wenn man befürchtet, dass man statisch aufgeladen ist.

Festplatten (HDDs)
Bei Laptops besteht die Gefahr, dass man den Laptop im laufenden Betrieb fallen lässt. Dies ist so gut wie immer der Todesstoß für die Festplatte, da der Schreib-/Lesekopf in diesem Moment normalerweise freischwebt und durch den Stoß wahrscheinlich in die sogenannten Platter hineinkracht. Dies nennt man "Head Crash" und bedeutet das endgültige Aus für die Festplatte. Manche der Daten kann man höchstens durch ein Forensiklabor wiederherstellen lassen, wobei die geretteten Daten dann dennoch fehlerhaft sein können, denn die betroffenen Platter, wo die Daten draufgeschrieben werden, sind dann beschädigt und man kann höchstens aus den Überresten versuchen etwas sinnvolles zu rekonstruieren.

Hingegen alle modernen Festplatten fahren ihren Schreib-/Lesekopf in eine sichere Position, wenn der Rechner aus ist oder die Festplatte längere Zeit nicht benutzt wurde. Aus demselben Grund wie oben genannt sollte man also auch etwa externe Festplatten nicht allzu ruckhaft bewegen, wenn sie gerade "arbeiten".

Flash-Speicher
USB-Sticks, SSDs, SD-Karten, andere Memorykarten und weitere Speichermedien verwenden sogenannten Flash-Speicher. Man bezeichnet damit Speicher, der elektrisch beschrieben und ausgelesen wird und nicht etwa durch Magnetisierung oder optische Technologien. Der Vorteil von Flash-Speicher ergibt sich aus seiner Definition: Er benötigt keine spezielle Zusatztechnologie, wie etwa Schreib-/Leseköpfe um gelesen zu werden, sondern arbeitet voll-elektrisch. Das bedeutet, dass es etwa in der Regel genau so lange dauert zwei gleich große Dateien A und B zu finden und auszulesen, egal wo sie sich physikalisch im Speicher befinden. Bei einer Festplatte etwa muss sich der Schreib-/Lesekopf erstmal dahin bewegen, was eine zeitliche Verzögerung nach sich zieht. Zusätzlich hält Flash-Speicher in der Regel auch recht lange, aber nur solange hauptsächlich lesend darauf zugegriffen wird.

Der Nachteil von Flash-Speicher ist nämlich, dass er sich durch Schreibzugriffe abnutzt. Und im besten Fall hat man zuletzt noch die Möglichkeit die Dateien lesen zu können, bevor der Flash-Speicher endgültig den Geist aufgibt. Wenn man also darauf angewiesen ist viel und oft Daten hin und her zu schieben, sollte man zu einer klassischen Festplatte greifen. Bei regulärer Nutzung werden SSDs 51 Jahre laut obiger Grafik bescheinigt, aber die Quelle zu dieser Information hat relativ günstige Ausgangsparameter für die Berechnung gewählt (vor allem die reine Betrachtung von SLC- statt MLC-Chips macht die Rechnung eher unglaubwürdig). Für günstige bis Mittelklasse-SSDs würde ich nicht mehr als 10 Jahre stabiler Nutzung einplanen.

Optische Datenträger
Wenn man optische Datenträger zur Videowiedergabe verwendet, nimmt man meistens einen dafür vorgesehen Player, der am Fernseher/AV-Receiver angeschlossen ist. Solche Player versuchen so gut sie können trotz Kratzern oder Abnutzungserscheinungen auf dem optischen Datenträger das Video wiederzugeben. Leider sind optische Datenträger anfällig gegenüber UV-Licht, Kratzern, diversen chemischen Wirkstoffen und so weiter, weswegen es nach einer Weile zu Aussetzern bei der Videowiedergabe kommen kann. Das ist ein typisches Problem von optischen Datenträgern, die immer mal wieder "rausgeholt" und eingelegt werden, da jedes Mal ein Risiko signifikanter Abnutzung besteht.

Das meiste davon trifft allerdings nicht auf optische Datenträger zu, die durch anorganische Schichten verstärkt wurden, wie etwa M-DISCs. Diese halten laut Hersteller bis zu 1000 Jahre!